Fiktive Modellfirma im AI-PA Bildungskontext — keine echte Marke
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Yellow Bee Persona · Head of CRM

Stefan Wolf

CRM Manager

Der Mann, der verhindert, dass aus Adrenalin-Marketing ein Daten-Wildwuchs wird — und der jeden Lead daran erinnert, dass Datenqualität ein Team-Sport ist.

Stefan Wolf
Alter 36
Background BWL · Marketing & Information Systems

Red Bull DACH, HubSpot Consultant Sports-Tech

Seit 2022
Direktreports 3
Team 6
Hintergrund

Wer ist Stefan Wolf?

Stefan kommt ursprünglich aus der BWL-Welt, hat aber früh gelernt, dass Marketing ohne saubere Dateninfrastruktur nur Lautsprecher ohne Mikrofon ist. Während seines Studiums mit Schwerpunkt Marketing & Information Systems arbeitete er nebenbei in einem kleinen E-Commerce-Team, wo ihm klar wurde: Die spannendste Kampagnenidee nützt nichts, wenn hinterher niemand weiß, welcher Klick zum Kauf geführt hat.

Seine erste große Station war Red Bull DACH. Dort betreute Stefan als CRM Lead ein System, das täglich mit tausenden Event-Teilnehmern, Athletenanfragen und Händlerkontakten gefüttert wurde. Er sah hautnah, wie eine Adrenalin-Marke funktioniert — aber auch, wie schnell Silos entstehen, wenn Events, Sales und Digital unterwegs sind, ohne miteinander zu sprechen. Diese Erfahrung prägt ihn bis heute.

Danach wechselte er als HubSpot Consultant in eine Sports-Tech-Agentur. Dort baute er CRM-Lösungen für Vereine, Sport-Marken und Event-Veranstalter. Er lernte, wie verschiedene Branchen mit denselben Problemen kämpfen: Daten liegen verstreut, Tools sprechen nicht miteinander, und der Begriff "Single View of the Customer" bleibt meist ein PowerPoint-Versprechen.

2022 kam Stefan zu Yellow Bee Energy. Die Marke wuchs rasant — vier Säulen, Events im Paddock, eine Campus-Tour, ein schnell wachsender Online-Shop und erste internationale Expansion. Er erkannte sofort das Potenzial, aber auch die Gefahr: Wer hier kein solides CRM- und Datenfundament baut, wird unter der eigenen Dynamik begraben. Seitdem ist er genau das Gegengewicht zur Geschwindigkeit der Marke.

Persönlich ist Stefan analytisch, strukturiert und geduldig mit Menschen — aber ungeduldig mit schlampigen Prozessen. Er hinterfragt in jedem Meeting den Business-Case und will wissen, was sich an der Pipeline verändert. Er baut lieber einen Workflow komplett aus, als drei halbfertige Automationen zu starten, die nach drei Monaten niemand mehr versteht.

Bei Yellow Bee steht Stefan für die vier Säulen aus CRM-Perspektive: Beverage braucht wiederkehrende Kundenbeziehungen, Racing lebt von Sponsoring-Leads und Athletenkontakten, Events produzieren riesige Mengen an Teilnehmerdaten, und Lifestyle funktioniert nur, wenn Merch-Fans, Gym-Partner und Creator sauber segmentiert sind. Für Stefan ist jedes Datenfeld ein Schritt näher an einer Marke, die schnell wachsen kann, ohne dabei die Übersicht zu verlieren.

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Ein Lead ohne letzte Interaktion ist kein Lead — das ist eine Vermutung.

Stefan Wolf, CRM Manager

Pain Points

Herausforderungen

Stefans Alltag ist ein Spagat zwischen wachsenden Datenmengen und einem Team, das schnell liefern muss. Jeder dieser Pain Points zeigt, wo klassische CRM-Arbeit bei Yellow Bee an ihre Grenzen stößt.

01

Stale Pipeline-Daten

Sponsoring-Leads aus dem Formel-E-Paddock, der Campus-Tour und den Urban-Sport-Events landen im CRM, werden einmal erfasst und dann monatelang nicht mehr angefasst. Status, Telefonnummern und letzte Interaktion veralten. Für Stefan bedeutet das: Das System verliert Vertrauen. Sales ruft nicht mehr im CRM nach, sondern fragt lieber im Slack-Channel, was mit dem Kontakt passiert ist. Die Pipeline-Werte, die er dem CSO präsentiert, sind Schätzungen auf Basis von Datensätzen, die niemand mehr pflegt.

02

Datensilos und Dopplungen

Event-App, Shopify-Shop, B2B-Händlerportal und HubSpot-Formulare speisen parallel ins CRM. Dasselbe Mitglied der Campus-Crew erscheint dreimal: einmal mit der privaten Mail aus dem Shop, einmal mit der Uni-Mail aus der Event-App und einmal mit einer veralteten Gmail-Adresse aus einem alten Gewinnspiel. Die Folge: Mehrfache E-Mail-Journeys, verwirrte Empfänger, steigende Unsubscribe-Raten und ein Team, das stundenlang Deduplizierung betreibt, anstatt Strategie zu entwickeln.

03

Fehlendes Lead-Scoring

Sales kann auf einen Blick nicht erkennen, ob ein Kontakt ein Merch-Fan, ein Gym-Betreiber oder ein potenzieller Tier-1-Sponsor ist. Die Priorisierung läuft nach Bauchgefühl. Das führt dazu, dass wertvolle Sponsoring-Leads wochenlang liegen bleiben, während das Team gleichzeitig kleine Händleranfragen mit der gleichen Intensität verfolgt. Stefan weiß: Ohne klare Kriterien verschwendet das Team Energie und verpasst wichtige Deals, während weniger relevante Kontakte übermäßig viel Aufmerksamkeit bekommen.

04

Manuelle Pflege von Creator- und Athletenkontakten

Influencer- und Athletendaten werden in geteilten Google Sheets gepflegt, weil viele im Team das CRM als zu langsam empfinden. Vertragsstände, Content-Rechte und Exklusivitätsklauseln sind nirgends zentral einsehbar. Wenn der Head of Partnerships auf dem Weg zu einem Meeting schnell prüfen will, ob ein Creator noch unter Vertrag steht, muss er Slack-Nachrichten und Tabellenblätter durchsuchen. Stefan sieht darin ein Compliance-Risiko und einen massiven Effizienzverlust für eine Marke, die auf Creator-Beziehungen aufbaut.

05

Veraltete Segmentierung in der Automation

Die E-Mail-Journeys basieren auf Segmentierungsfeldern, die seit dem Launch der Zero-Line nicht mehr gepflegt wurden. Ein Kunde, der vor zwei Jahren Original gekauft hat, landet immer noch in der "Neukunde Zero"-Sequenz. Die Open- und Click-Raten sinken kontinuierlich, die Unsubscribe-Rate steigt. Stefan muss dem Marketing-Team erklären, dass mehr Senden nicht automatisch mehr Umsatz bedeutet — vor allem dann nicht, wenn die Botschaft für den Empfänger nicht mehr passt.

06

Auto-Enrichment scheitert an Datenqualität

Yellow Bee hat Anreicherungs-Tools eingekauft, die Kontakte mit Firmendaten, Social-Profilen und Brancheninformationen ergänzen sollen. Das Problem: Diese Tools liefern nur dann gute Ergebnisse, wenn die Eingangsdaten konsistent formatiert sind. Wegen fehlender Firmennamen, falscher Ländercodes oder unvollständiger E-Mail-Adressen bricht fast die Hälfte der Enrichment-Jobs ab. Statt Zeit zu sparen, produziert das Tool also Warnmeldungen, die Stefans Team wieder manuell aufarbeiten muss.

07

Manuelles Reporting für die Führungsebene

CFO und CSO erwarten jede Woche aktuelle Zahlen zu Pipeline-Wert und Conversion-Rates. Stefan benötigt dafür bis zu vier Stunden, weil er Daten aus dem CRM, dem Händlerportal und dem Shop-System zusammenkopieren, bereinigen und in ein verständliches Format bringen muss. Diese Zeit fehlt ihm für strategische Arbeiten. Zudem birgt jede manuelle Zusammenführung das Risiko von Fehlern, die im wöchentlichen Führungs-Meeting aufgefallen sind und das Vertrauen in seine Zahlen untergraben.

Ziele 2025 / 2026

Was Stefan in den nächsten 18 Monaten erreichen will

ZIEL 01

Auto-Enrichment für 80% der neuen Leads

Stefan will erreichen, dass innerhalb der ersten 24 Stunden nach Erfassung 80% aller neuen Leads automatisch mit Firmendaten, Branchen und geprüften Kontaktdaten angereichert werden. Das entlastet sein Team und stellt sicher, dass Sales von Beginn an mit vollständigen Informationen arbeitet.

ZIEL 02

Einheitliches Lead-Scoring-Modell

Er will ein Lead-Scoring einführen, das klare Kategorien für Beverage, Racing, Events und Lifestyle unterscheidet. Jeder Kontakt soll eindeutig priorisiert werden können, damit Sales weiß, wen es als nächstes anzusprechen gilt und das Marketing weiß, welche Journey passt.

ZIEL 03

Live-CRM-Health-Dashboard

Stefan plant ein Dashboard, das C-Level wöchentlich Datenqualität, Pipeline-Bewegung und Conversion-Raten zeigt. Statt aus mehreren Systemen kopiert zu werden, sollen die Zahlen automatisch aggregiert und verständlich aufbereitet sein — für Meetings, die auf Fakten statt auf Bauchgefühl basieren.

ZIEL 04

60% weniger manuelle Datenpflege

Durch saubere Automationen und eindeutige Datenstandards will Stefan die manuelle Datenpflege im CRM um 60% reduzieren. Sein Team soll sich wieder auf Strategie, Segmentierung und Lifecycle-Optimierung konzentrieren können, statt Datensätze von Hand zu korrigieren.

Scope

Verantwortungsbereich

  • + CRM-Strategie, Tool-Stack und Datenqualität für Yellow Bee Energy — von der Auswahl der Systeme bis zur Definition der Pflichtfelder.
  • + Lead-Nurturing, Segmentierung, Marketing-Automation und Lifecycle-Kommunikation für Fans, Händler, Sponsoren und Creator.
  • + Schnittstelle zwischen Sales, Marketing, Events und Partnerships — er sorgt dafür, dass alle Teams dieselbe Sprache für Kontakte und Pipeline-Stufen sprechen.
  • + CRM-Reporting, Forecasting-Unterstützung und Datenstandards, die das weitere Wachstum der Marke ermöglichen.
  • + Datenschutz- und Consent-Management für ein wachsendes Kontakt-Ökosystem über mehrere Länder und Kanäle hinweg.
Workshop-Connection

Mit diesen Übungen arbeitet Stefan

CRM / Nurturing

Hier modellierst du Lead-Journeys für Fans, Athleten, Händler und Sponsoren. Stefan interessiert sich besonders dafür, wie du Stale-Leads wiederaktivierst und wie du Dopplungen aus der Event-App und dem Shop vermeidest.

Marketing-Reporting

Stefan braucht Dashboards, die der CFO und der CSO ohne Nachfrage verstehen. In dieser Übung baust du genau das: ein wöchentliches Reporting aus Pipeline-Wert, Conversion-Rates und Datenqualitäts-Score.

Sponsoring-Akquise

Diese Übung geht um Pipeline-Stufen und Lead-Qualifizierung für Partnerships. Stefan will wissen, wie du Tier-1-Sponsoren von Merch-Fans unterscheidest und wie die nächste Aktivität automatisch vorgeschlagen wird.

Eigene Agenten-Skills

Stefans Lieblingsübung: Agenten entwickeln, die neue Kontakte anreichern, Duplikate erkennen und automatisch in die richtige Segmentierung einsortieren. Genau das sind die Bausteine für seine Ziele 2025/2026.

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