Fiktive Modellfirma im AI-PA Bildungskontext — keine echte Marke
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Chief Operating Officer

Dr. Marcus
Weber

Der Mann, der das Adrenalin hinter der Marke in Playbooks, Timelines und Lieferketten übersetzt — ruhig, präzise, unbeirrt.

Dr. Marcus Weber
Alter
48
Background
Dr. Ing. TU München, MBA MIT Sloan. 12 Jahre Red Bull Global Operations Director Events, 5 Jahre DHL Motorsports Logistics.
Seit
2021
Direktreports
5 Heads: Racing Operations, Event Operations, Supply Chain, Venue & Partner Logistics, Production Planning
Team
72
Mitarbeitende in Operations, Logistik und Event-Execution
Background

Wer ist Dr. Marcus Weber?

Marcus Weber kommt aus einer Welt, in der Millisekunden zählen und ein vergessener Hand-Off Millionen kosten kann. Er promovierte an der TU München in Produktionstechnik, bevor er am MIT Sloan seinen MBA machte. Schon früh interessierte ihn nicht das laute Marketing, sondern die stille Maschinerie dahinter: Wie kommt ein Produkt pünktlich an? Wie bleibt ein Boxenstopp synchron? Wie skaliert man Großevents, ohne dass die Kosten spiralen?

Bei Red Bull verbrachte er zwölf Jahre als Global Operations Director Events. Er baute Tour-Logistik und Boxenstopp-Prozesse in über 40 Ländern auf, lernte dabei, dass kreative Vision ohne exekutive Disziplin schnell zur Belastung wird. Anschließend ging er für fünf Jahre zu DHL Motorsports Logistics, wo er sah, wie Lieferketten unter Hochdruck funktionieren — und wie oft sie an den Schnittstellen zwischen Partnern scheitern.

2021 holte ihn Yellow-Bee-Gründerin Sarah Bergmann an Bord. Das Unternehmen wuchs rasant, doch die Operations liefen noch wie bei einem Startup: engagiert, aber improvisiert. Weber wurde COO, um aus dem adrenalinförmigen Wachstum eine skalierbare Maschine zu machen — ohne die Kultur zu erstickensurrogieren.

Als Persönlichkeit ist er der ruhige Pol im Sturm. Wenn am Tag eines Rennens ein Location-Wechsel oder ein Wetterchaos droht, bleibt er sachlich und fragt nach den Fakten. Er hasst Verschwendung im Lean-Sinne: Jede Doppelarbeit, jedes umsonst gefahrene Auto, jede überflüssige WhatsApp-Nachricht ist für ihn ein Verbrechen gegen die Effizienz. Gleichzeitig ist er kein Bürokrat: Er will dashboards, die sofort zeigen, wo der Engpass ist, statt Excel-Files, die erst am Montagmorgen ausgewertet werden.

Weber ist Triathlet und Frühaufsteher. Er sieht jeden Event als Wettkampf, den man trainiert, nicht improvisiert. Was ihn bei Yellow Bee antreibt, ist der Gedanke, dass hinter jedem coolen Moment — einem Paddock-Event, einer Campus-Tour, einem Festival-Auftritt — eine saubere Operations-Maschine stehen muss. Seine vier Säulen sind für ihn vier unterschiedliche Disziplinen, die alle vom gleichen Playbook profitieren: Beverage muss pünktlich geliefert sein, Racing braucht präzise Timelines, Events leben von klaren Hand-Offs, Lifestyle-Aktivierungen funktionieren nur, wenn Merch und Material rechtzeitig vor Ort sind.

Sein Ziel ist es, Yellow Bee so aufzustellen, dass das Unternehmen 2026 doppelt so viele Events machen kann — ohne dass sein Team doppelt so groß werden muss.

Dr. Marcus Weber — COO Yellow Bee Energy
Dr. Marcus Weber
COO · Yellow Bee Energy
Lean Datengetrieben Triathlet 40+ Länder
„Ein großartiger Event entsteht nicht am Tag X. Er entsteht in den tausend kleinen Entscheidungen, die wir Wochen vorher in ein Playbook gegossen haben."

Dr. Marcus Weber, COO

Pain Points

Herausforderungen

Webers Team liefert die Erlebnisse, die die Marke lebendig machen. Doch dahinter stehen sechs strukturelle Probleme, die jeden Event teurer, langsamer und risikoreicher machen als nötig.

01

Fragmentierte Event-Logistik

Racing, Urban Sports und Campus-Tour laufen bei Yellow Bee auf unterschiedlichen Vendor-Listen, Checklisten und Kommunikationskanälen. Es gibt keinen gemeinsamen Standard, der besagt, wie ein Stand aufgebaut, wie Material angeliefert oder wie Crews briefed werden. Das bedeutet: Jede Disziplin erfindet das Rad neu. Ein Location-Partner, der beim letzten Rennen perfekt gearbeitet hat, wird beim nächsten Event nicht wieder gebucht, weil sein Kontakt in einer privaten WhatsApp-Gruppe verschwunden ist. Weber verliert wertvolle Zeit damit, Konflikte zwischen Teams zu schlichten, die eigentlich die gleiche Arbeit machen.

02

Keine einheitlichen Run-of-Show-Templates

Jedes Team baut seinen Ablaufplan von Null auf, obwohl 80 Prozent der Aufgaben sich wiederholen: Build-up, Soundcheck, Athleten-Ankunft, Hospitality, Tear-down. Das führt zu Lücken und Doppelungen. Mal wird der Sicherheits-Check vergessen, weil er nicht im Template stand; mal bucht zwei Teams denselben Techniker für dieselbe Stunde. Für Weber ist das ein klassisches Verschwendungsproblem: Statt das wirklich Besondere eines Events zu optimieren, verschleudert sein Team Energie für Grundlagen, die längst standardisiert sein könnten.

03

Tool-Zoo statt Tool-Stack

Die Koordination läuft über WhatsApp-Gruppen, Excel-Listen, Trello-Boards und E-Mail. Ein Status-Update muss Weber also aus vier Quellen zusammenpuzzeln, statt automatisch anzukommen. Wenn ein Lieferant verspätet ist, erfährt er es manchmal erst, wenn das Team vor Ort anruft. Das Tool-Zoo erzeugt nicht nur Reibung, sondern auch Dateninseln: Niemand hat eine Echtzeit-Sicht darauf, welcher Event gerade auf Kurs ist und welcher in die rote Zone rutscht. Weber träumt von einem einzigen Operations-Dashboard, statt von morgendlichen Status-Meetings, die Status-Meetings ersetzen sollen.

04

Getrennte Supply Chains

Getränke-Logistik, Event-Material und Merch werden nicht auf einer Planungsebene geführt. Das führt zu absurden Situationen: Die Dosen sind pünktlich da, aber die Kühlschränke fehlen. Oder das Merch kommt drei Tage zu früh und blockiert das Lager, während das Catering-Equipment noch irgendwo in Benelux steckt. Diese Silos kosten Geld und Nerven. Weber sieht, wie Überbestände auf der einen Seite Engpässe auf der anderen Seite verursachen — nur weil niemand die Gesamtplanung sieht.

05

Wissen bleibt in Köpfen

Nach jedem Event gibt es eine Retrospektive. Die Learnings sind gut gemeint, aber sie fließen nicht zurück in aktualisierte Playbooks. Wenn ein erfahrener Event-Manager kündigt, geht damit auch das Wissen über den einzig richtigen Lieferanten für Notstromaggregate oder den Workaround für einen bestimmten Location-Partner verloren. Weber hat das Gefühl, dass sein Team dieselben Fehler alle zwölf Monate einmal macht, nur mit neuen Gesichtern. Organisationales Gedächtnis entsteht nicht aus Teamgeist, sondern aus dokumentierten, gepflegten Prozessen.

06

Onboarding externer Partner ist uneinheitlich

Athleten, Raceteams, Location-Partner und Crew erhalten unterschiedliche Briefings. Manchmal bekommt ein Partner ein 20-seitiges PDF, manchmal nur eine Sprachnachricht. Das erhöht die Fehlerquote vor Ort und verlängert die Reaktionszeiten, wenn etwas schiefgeht. Weber weiß aus Erfahrung: In kritischen Momenten zählt jede Minute. Wenn jeder unterschiedlich informiert ist, muss erst geklärt werden, wer was weiß, bevor gehandelt werden kann. Das ist das Gegenteil von Controlled Speed.

Ziele 2025/2026

Was Weber in den nächsten 18 Monaten erreichen will

Einheitliche Ops-Playbooks

Weber will für alle vier Event-Formate — Racing, Urban Sports, Campus-Tour und Lifestyle-Aktivierungen — standardisierte Playbooks etablieren und diese quartalsweise aktualisieren. Jedes Playbook soll klare Rollen, Checklisten, Lieferketten und Eskalationspfade enthalten. Damit will er erreichen, dass ein neuer Event-Manager innerhalb von Tagen statt Wochen produktiv ist und dass wiederkehrende Events nicht mehr aus dem Bauch heraus geplant werden.

Standardisierte Run-of-Show-Templates

Vom Race Director bis zum Campus-Coordinator sollen alle mit dem gleichen Ablaufplan-Template arbeiten. Das Template muss flexibel genug sein, um Eventspezifika abzubilden, aber standardisiert genug, um Doppelungen und Lücken zu vermeiden. Weber erwartet sich dadurch weniger Planungsaufwand pro Event, klarere Verantwortlichkeiten und eine bessere Vorhersehbarkeit beim Ressourcenbedarf.

Vendor-Scorecard und Preferred-Partner-Programm

Weber will ein systematisches Vendor-Management aufbauen: Jeder wichtige Partner erhält eine Scorecard aus Qualität, Pünktlichkeit, Preis und Flexibilität. Die besten Partner werden als Preferred Partner geführt und bevorzugt gebucht. Das soll die Verfügbarkeit verbessern, die Verhandlungsmacht steigern und die Qualitätsschwankungen zwischen Events reduzieren. Langfristig will er so auch bessere Konditionen aushandeln können.

Operations-Reporting-Dashboard

Ein Live-Dashboard soll für jeden Event die KPIs zu Budget, Timeline und Ressourcen anzeigen. Weber will am Morgen in drei Minuten sehen, welche Events grün, gelb oder rot sind — ohne fünf verschiedene Tools öffnen zu müssen. Das Dashboard ist für ihn die Voraussetzung dafür, früh eingreifen zu können, bevor ein kleines Problem zu einer Krise wird. Es ist auch sein wichtigstes Argument gegenüber dem CFO, um die Operations-Investitionen für 2026 zu rechtfertigen.

Verantwortung

Was Weber steuert

Event-Formate

Planung, Koordination und Controlling aller Event-Formate: Racing, Urban Sports, Campus-Tour und Lifestyle-Aktivierungen.

End-to-End Supply Chain

Supply Chain für Beverage, Event-Material und Merch inklusive Lagerung, Transport und Vor-Ort-Logistik.

Partner & Vendor-Beziehungen

Aufbau und Pflege der Beziehungen zu Location-Partnern, Build-up-Dienstleistern, Security und Catering.

HSE & Compliance

Gesundheit, Sicherheit und Compliance auf allen Veranstaltungen und Racing-Locations.

Schnittstelle Forecasting

Schnittstelle zu Produktionsplanung, Lager und Finance für Forecasting, Budget-Tracking und Ressourcenplanung.

Workshop-Connection

Mit welchen Übungen Weber arbeiten würde

Wenn du im Workshop diese Übungen machst, denke an Weber: Er ist der interne Kunde, der am Ende etwas damit anfangen können muss.

Marketing-Reporting

Das Operations-Dashboard

Weber braucht ein Dashboard, das Event-KPIs, Budget-Status und Lieferketten-Engpässe in Echtzeit zeigt. In dieser Übung baust du genau das: Welche Metriken müssen rein? Woher kommen die Daten? Welche Warnsignale müssen rot werden?

CRM / Nurturing

Vendor-Beziehungen systematisieren

Weber will Vendor- und Partner-Beziehungen mit definierten Status, Vertragslaufzeiten und Reaktivierungs-Workflows pflegen. Hier übst du, wie ein CRM für Operations-Partner aufgebaut wird — nicht für Kunden, aber mit denselben Prinzipien.

Eigene Agenten-Skills

Playbooks aus Daten generieren

Weber sieht großes Potenzial für Agenten, die Playbooks, Checklisten und Run-of-Show-Pläne aus Eventdaten generieren, aktualisieren und abgleichen. In dieser Übung entwickelst du Prompts und Workflows, die Learnings automatisch in Dokumente zurückspielen.

Sponsoring-Akquise

Aktivierungen früh planen

Aktivierungen und Hospitality-Abläufe müssen in Sponsoring-Deals früh eingeplant werden. Ohne standardisierte Ops bleibt die Exekution reaktiv. Hier übst du, wie man Operations-Anforderungen direkt in Sponsoring-Pitches übersetzt.

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