Fiktive Modellfirma im AI-PA Bildungskontext — keine echte Marke
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Yellow Bee Event Crowd
Events · Aktivierungen · Campus · Paddock

Mia
Schneider

Event Manager

Organisiert Events und Aktivierungen, die Yellow Bee Energy aus dem Paddock bis zum Campus spürbar machen.

Mia Schneider
Alter 32
Background Eventmanagement & Kommunikation
Seit 2022
Direktreports 4
Team 12 (inkl. Freelancer)
Hintergrund

Wer ist Mia Schneider?

Mia Schneider kommt aus der Münchner Eventszene — genauer gesagt aus der Schnittstelle zwischen Action Sports, Kommunikation und rigider Logistik. Nach dem Studium in Eventmanagement und Kommunikation an der Hochschule München sammelte sie drei Jahre bei einer Action-Sports-Agentur, wo sie Tourstopps, Wettkampfaktivierungen und Athleten-Appearances organisierte. Die Arbeit war laut, staubig und oft im Regen — und genau deshalb hat sie gelernt, Ruhe zu bewahren, wenn der Zeitplan auseinanderbricht.

Ihr nächster Schritt führte sie zu Red Bull, wo sie zwei Jahre als Junior Event Manager im DACH-Raum arbeitete. Dort sah sie hautnah, wie ein globales Brand lokale Events mit enormer Präzision skaliert: von mobilen Unit-Konzepten bis zu standardisierten Briefings, von Vendor-Scorecards bis zu klar definierten Run-of-Show-Strukturen. Das war der Maßstab, an dem sie sich orientierte — nicht als Kopiervorlage, sondern als Lernfeld.

2022 wechselte Mia zu Yellow Bee Energy. Die Marke war kleiner, agiler und noch im Aufbau ihrer Event-Infrastruktur. Genau das reizte sie: Sie wollte nicht nur Events abwickeln, sondern das operative Fundament mitbauen. Heute ist sie die Person, die dafür sorgt, dass die Yellow-Bee-Präsenz auf Campus-Touren, im Formel-E-Paddock, bei Urban-Sports-Events und bei Festival-Aktivierungen reibungslos funktioniert.

Mia arbeitet lösungsorientiert, direkt und strukturiert. Sie liebt klare Abläufe, gepflegte Checklisten und gut abgestimmte Schnittstellen — weil sie weiß, dass große Emotionen vor Ort nur entstehen, wenn im Hintergrund alles stimmt. Ihr Erfolg misst sich nicht an Lautstärke, sondern an der Qualität der Experience: Wenn Gäste, Athleten und Partner am Ende des Tages sagen „das lief smooth", war es ein guter Event.

Was sie antreibt, ist der Moment, in dem ein Konzept Realität wird: wenn der Aufbau steht, die ersten Besucher kommen, der Sound läuft und das Team im Flow ist. Für Mia sind Events das Herzstück der Marke — der Ort, an dem Beverage, Racing, Events und Lifestyle aufeinandertreffen. Sie will, dass jede Aktivierung diese vier Säulen spürbar macht: ein kühler Drink in der Hand, das Racing-Feeling im Paddock, die Energie der Community vor Ort und der Lifestyle-Look, den die Leute mitnehmen.

In Meetings ist Mia pragmatisch und schnell. Sie stellt die richtigen Fragen, hört den Vendor-Partnern genau zu und hat immer einen Plan B parat. Athleten schätzen sie, weil sie menschlich und unkompliziert kommuniziert. Ihr Team weiß: Wenn Mia ruhig bleibt, ist noch alles zu retten.

„Ein großartiges Event ist wie ein perfekter Boxenstopp: Alles muss zusammenspielen, bevor das Publikum es merkt."

Mia Schneider · Event Manager · Yellow Bee Energy

Pain Points

Herausforderungen

01 · Vendor-Koordination aus dem Ruder

Technik, Catering, Security und lokale Dienstleister arbeiten bei Yellow-Bee-Events oft in unterschiedlichen Tools und Zeitachsen. Der Technik-Partner schreibt in einer Slack-Gruppe, der Caterer antwortet per E-Mail, die Security-Agentur pflegt Listen in Excel. Wichtige Updates verlaufen zwischen den Kanälen oder kommen zu spät an. Das führt zu Doppellieferungen, verpassten Aufbauzeitfenstern oder — im schlimmsten Fall — zu Sicherheitslücken am Event-Tag. Mia verbringt viel Zeit damit, Informationen manuell von einem Kanal in den anderen zu übersetzen, anstatt strategisch zu steuern.

02 · Keine einheitlichen Run-of-Show Templates

Jedes Event wird bei Yellow Bee weitgehend neu erfunden: Campus-Tour, Paddock-Aktivierung und Urban-Sports-Format folgen zwar ähnlichen Abläufen, besitzen aber keine gemeinsame Struktur. Das bedeutet, dass das Team für jede Aktivierung neue Zeitleisten, Rollenbeschreibungen und Kommunikationsketten aufbaut. Wiederkehrende Formate lassen sich nicht schnell skalieren, und Know-how bleibt in den Köpfen einzelner Mitarbeiter hängen statt im Unternehmen. Mia möchte Standards, die trotzdem flexibel genug bleiben, um lokale Besonderheiten zu berücksichtigen.

03 · Standortwechsel skalieren schwer

Von München über Berlin bis zu Rennwochenenden im Ausland fehlt eine zentrale Checkliste für Genehmigungen, Aufbau und Abnahme. Jeder Standort hat eigene Behörden, lokale Lieferanten und unterschiedliche Sicherheitsanforderungen. Ohne standardisierte Location-Handoffs vergisst das Team regelmäßig Details: ein fehlendes Genehmigungsdokument, eine nicht bestellte Stromversorgung, ein verpasster Abnahmetermin. Diese Pannen kosten nicht nur Geld, sondern auch Nerven und Vertrauen bei Partnern und Athleten.

04 · Kurzfristige Änderungen kommunizieren sich schleppend

Athleten- oder wetterbedingte Programmänderungen sind bei Events normal. Bei Yellow Bee erreichen diese Änderungen aber nicht schnell genug alle Vendor-Partner und internen Stakeholder. Wenn ein Fahrer später eintrifft oder ein Slot wegen Regens verschoben werden muss, entsteht eine Kettenreaktion: Catering muss nachjustieren, Security muss umgeplant werden, Content-Team und Creator wissen nicht, wann sie drehen dürfen. Mia braucht einen klar definierten Änderungsprozess, der innerhalb von Minuten alle Beteiligten synchronisiert.

05 · Budget- und Rechnungskontrolle laufen getrennt

Nachträgliche Mehrkosten von Lieferanten werden oft erst nach dem Event sichtbar, weil Abstimmung und Abrechnung bei Yellow Bee getrennt laufen. Vor Ort entstehen spontane Zusatzleistungen — längere Aufbauzeiten, Extra-Personal, Materialnachbestellungen —, die mündlich oder per kurzer Nachricht abgesprochen werden. Ohne direkte Verknüpfung mit dem Budget-Tracking fehlt Mia während des Events die Echtzeit-Kontrolle. Am Ende muss sie Rechnungen gegen ein schlecht dokumentiertes Soll verrechnen, was Nachkalkulationen verzögert und die Planungssicherheit für Folgeevents senkt.

06 · Onboarding neuer Freelancer kostet Zeit und birgt Fehlerquellen

Für jedes Event müssen Abläufe, Notfallkontakte und Brand-Regeln neuen Freelancern und temporärem Event-Personal erklärt werden. Es gibt kein zentrales Briefing-Material, das kurz, prägnant und auf die jeweilige Rolle zugeschnitten ist. Das führt dazu, dass Mitarbeiter vor Ort unterschiedlich informiert sind, Markenstandards nicht einheitlich umgesetzt werden und bei kritischen Situationen nicht der richtige Ansprechpartner gefunden wird. Mia will ein digitales Onboarding-Kit, das vor dem Event ausgespielt und vor Ort schnell abgerufen werden kann.

Roadmap

Ziele 2025/2026

01

Standardisierte Run-of-Show Templates

Mia will für Campus-Tour, Paddock-Aktivierung und Urban-Sports-Events einheitliche Templates einführen und diese mit dem Team validieren. Diese Templates sollen Zeitachsen, Rollen, Checkpunkte und Eskalationswege enthalten — ohne die kreative Freiheit einzelner Formate zu ersticken.

02

Zentrale Vendor-Kommunikation

Alle externen Dienstleister sollen in einem zentralen Tool kommunizieren. Zusätzlich sollen feste Weekly-Check-ins etabliert werden, damit Statusupdates nicht in E-Mail-Threads oder Chat-Kanälen untergehen und Mia jederzeit den Überblick behält.

03

25 % schnellere Vorbereitung

Durch standardisierte Abläufe und klarerer Kommunikationswege will Mia die durchschnittliche Event-Vorbereitungszeit pro wiederkehrendem Format um ein Viertel reduzieren. Freiwerdende Kapazitäten sollen in Qualität, Betreuung vor Ort und Nachbereitung fließen.

04

30-Minuten-Änderungsprozess

Klare Eskalations- und Änderungsprozesse sollen es dem Team ermöglichen, kurzfristige Störungen innerhalb von 30 Minuten an alle relevanten Partner und Stakeholder zu kommunizieren — mit definierten Verantwortlichen und Bestätigungspfaden.

Scope

Verantwortungsbereich

  • Konzeption, Planung und operative Umsetzung aller Yellow-Bee-Events und Markenaktivierungen.
  • Auswahl, Briefing und Steuerung externer Dienstleister und Vendor-Partner.
  • Aufbau und Pflege von Event-Playbooks, Checklisten und Run-of-show-Dokumentationen.
  • Sicherstellung von Compliance, Sicherheit und Brand-Consistency vor Ort.
  • Budgetverantwortung für Event-Projekte inklusive Forecasting und Nachkalkulation.
KI-Workshop

Workshop-Connection

Sponsoring-Akquise

Mia braucht klare Event-Assets und Aktivierungsformate, um potenzielle Partner gezielt ansprechen zu können. Ohne standardisierte Pakete kann sie Sponsoren nicht effizient überzeugen.

Content-Pipeline

Sie sorgt dafür, dass Athleten- und Fahrer-Content rechtzeitig in den Event-Ablauf eingebettet wird — damit Drehslots, Autogrammstunden und Social-Media-Momente naht ineinandergreifen.

Marketing-Reporting

Mia will Event-KPIs wie Reichweite vor Ort, Lead-Scans und Sampling-Zahlen automatisch und standortübergreifend auswerten, um Erfolge nachweisbar zu machen.

CRM / Nurturing

Teilnehmerdaten aus Registrierungen und Gewinnspielen nutzt sie für gezieltes Follow-up nach Events — damit ein Event-Tag nicht einfach verpufft, sondern in Beziehungen mündet.

Eigene Agenten-Skills

Mia interessiert sich besonders für Agenten, die Vendor-Statusupdates, Run-of-Show-Änderungen und Checklisten-Erinnerungen automatisch koordinieren. Wenn Du im Workshop an ihrer Persona arbeitest, denk daran: Sie will keine Show ersetzen — sie will die operative Reibung reduzieren, damit das Team vor Ort besser performt.

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