Fiktive Modellfirma im AI-PA Bildungskontext — keine echte Marke
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Yellow Bee Persona · Agent Operations

Petra Novak

Agent Ops · Governance, Standards & Skalierung

Sie baut das Regelwerk, damit KI-Agenten bei Yellow Bee schneller werden — ohne aus dem Ruder zu laufen.

Petra Novak
Alter 36
Background Wirtschaftsinformatik · Red Bull Media House · Esports-Ops
Seit 2023
Direktreports 3
Team 7 Personen
Hintergrund

Wer ist Petra Novak?

Petra kommt aus München, hat an der TU Wirtschaftsinformatik studiert und versteht von Anfang an beide Welten: die Business-Seite mit KPIs und Deadlines und die Tech-Seite mit APIs, Berechtigungen und Versionskontrolle. Schon während des Studiums arbeitete sie nebenbei bei einem kleinen Esports-Eventveranstalter und lernte dort, wie schnell Operationen eskalieren, wenn am Race-Wochenende kein klarer Prozess existiert.

Nach dem Bachelor ging sie zum Red Bull Media House, wo sie Automation- und Tooling-Teams unterstützte. Sie baute Workflows für Content-Produktion und Event-Logistik, sah aber auch, was passiert, wenn Tools ohne Governance wachsen: veraltete Skripte, undurchsichtige Berechtigungen und Teams, die dieselbe Aufgabe dreimal lösen.

2023 wechselte Petra zu Yellow Bee Energy, weil das Unternehmen gerade von einer Startup-Crew zu einer skalierenden Marke wurde. Der CTO suchte jemanden, der die neuen KI-Agenten nicht nur einführt, sondern im Griff behält. Petra übernahm die neu geschaffene Rolle Agent Ops und baute das Team von null auf sieben Personen auf.

Ihr Arbeitsstil ist geprägt von einer klaren Reihenfolge: erst verstehen, dann standardisieren, dann automatisieren. Sie hasst halbfertige Prototypen, die im Alltag weiterleben, und liebt klare Absprachen. Gleichzeitig ist sie keine Bremserin: Wenn ein Proof of Concept schnell Wert zeigt, pusht sie ihn — aber nur, wenn Rollen, Datenberechtigungen und ein Review-Zyklus klar sind.

Petra spricht fließend Campaign-Sprache und API-Sprache. Das macht sie zur natürlichen Vermittlerin zwischen Marketing, Sales, IT und Operations. Ihr Antrieb ist „Controlled Speed": Agenten sollen Yellow Bee schneller machen, nicht neue Silos schaffen.

Zu den vier Säulen hat Petra eine ganz konkrete Beziehung: Bei Beverage sorgt sie dafür, dass Agenten für Rezeptdaten und Verpackungstexte saubere Freigaben haben. Bei Racing unterstützt sie Event-Operations-Agenten. Bei Events verhindert sie, dass mehrere Teams parallel ähnliche Outreach-Agenten bauen. Und bei Lifestyle steuert sie Governance für Creator-Programm und Merch-Content.

„Ein Agent ohne klare Rolle ist schneller ein Risiko als ein Gewinn."

— Petra Novak, Agent Ops

Pain Points

Herausforderungen

Das sind die Probleme, die Petra jeden Tag beschäftigen — und die im Workshop konkret adressiert werden müssen.

01 · Kein Standard für Agent-Rollen

Im Unternehmen redet jede Abteilung anders über Agenten. Für das CRM-Team ist ein Agent ein automatisierter Lead-Scorer, für das Content-Team ein interner Schreibassistent, für Events wiederum ein vollautonomer Workflow. Diese unterschiedlichen Begriffe führen dazu, dass Anforderungen missverstanden werden, Ressourcen doppelt geplant werden und niemand genau weiß, wann ein Agent tatsächlich produktiv sein darf. Petra braucht eine einheitliche Taxonomie, um Governance überhaupt ansetzen zu können.

02 · Wildwuchs bei Prompts und Zugriffsrechten

Mehrere Mitarbeitende betreiben bereits eigene Agenten mit selbst geschriebenen Prompts und individuell vergebenen API-Keys. Niemand hat eine zentrale Übersicht darüber, welche Agenten auf welche Daten zugreifen. Das ist nicht nur ein Datenschutzproblem, sondern auch ein Qualitätsproblem: Prompt-Versionen wandern per Mail oder Slack herum, werden kopiert und verändert, ohne dass jemand die Auswirkungen prüft. Petra muss die Kontrolle über Prompt-Versionsstände und Berechtigungen zurückgewinnen.

03 · Doppelte Arbeit durch fehlende Abstimmung

Das CRM-Team und das Content-Team entwickeln parallel sehr ähnliche Agenten: einer für Lead-Qualifizierung, der andere für Athleten-Outreach. Beide benötigen ähnliche Datenquellen, beide schreiben Outreach-Texte, beide nutzen interne Athleten-Profile. Weil die Teams nicht voneinander wissen, entstehen zwei separate Lösungen, die gegenseitig inkonsistente Outputs produzieren und doppelt gewartet werden müssen. Petra sieht hier ein klassisches Silo-Problem, das nur durch zentrale Koordination gelöst werden kann.

04 · Keine Lifecycle-Pflege

Agenten werden bei Yellow Bee oft prototypiert, aber selten ordentlich dokumentiert, getestet oder wieder abgeschaltet. Legacy-Agenten laufen weiter, weil niemand sich zuständig fühlt oder weiß, ob sie noch benutzt werden. Diese Zombie-Agenten produzieren veraltete Outputs, verbrauchen API-Kosten und erzeugen im schlimmsten Fall falsche Kundenkommunikation. Petra will einen klaren Lifecycle einführen: Idee, Prototyp, Review, Go-Live, Monitoring, Sunset.

05 · Fehlende Messbarkeit

Es gibt keine einheitlichen KPIs für Agenten. Manche Teams messen Zeitersparnis, andere Output-Volumen, wieder andere subjektive Zufriedenheit. Dadurch lässt sich nicht beurteilen, ob ein Agent wirklich Wert schafft, ob er die Qualität erhöht oder ob er im Gegenteil neue Fehlerquellen einführt. Petra braucht eine kleine, konsistente Metrik-Menge, die für jeden Agenten gilt und im Review-Zyklus genutzt wird.

06 · Tool-Fragmentierung

ChatGPT, Claude, interne APIs, No-Code-Tools und diverse SaaS-Lösungen werden nebeneinander genutzt. Es gibt keine zentrale Übersicht, welche Tools für welche Agenten eingesetzt werden, und keinen klaren Beschaffungsprozess. Das führt zu Sicherheitslücken, verstreuten Verträgen und unnötigen Kosten. Petra will ein Tool-Registry und klare Freigabeprozesse, bevor neue Tools in Agenten-Stacks aufgenommen werden.

07 · Enablement-Lücke

Viele Team-Leads wollen Agenten einsetzen, wissen aber nicht, welche Fähigkeiten sie selbst mitbringen müssen und wann sie Agent Ops einbeziehen sollten. Die Folge sind unklare Anfragen, halbgare Konzepte und Frustration auf beiden Seiten. Petra braucht Trainings und klare Einsteins-Kriterien, damit Anfragen von Beginn an vollständig und skalierbar sind.

Roadmap

Ziele 2025/2026

01

Steckbrief-Template für alle Agents

Jeder Agent bei Yellow Bee erhält eine definierte Rolle, Zuständigkeit, Datenberechtigung und Review-Frequenz. Das Template wird zum zentralen Vertrag zwischen Fachteam und Agent Ops.

02

Zentrale Agent-Registry

Eine einzige Quelle der Wahrheit für Ownership, Status, eingesetzte Tools und dokumentierte Prompt-Versionen. Damit endet das Suchen in Slack-Historien und E-Mail-Threads.

03

RACI für Mensch-Agenten-Kollaboration

Zusammen mit HR und dem CTO etabliert Petra klare Verantwortlichkeiten und integriert sie in die Onboarding-Playbooks. Jeder neue Mitarbeitende soll verstehen, wo Mensch und wo Agent zuständig ist.

04

Agent-Literacy-Trainings

Workshops für alle Team-Leads und Second-Level-Manager, damit Agent-Anfragen von Beginn an klar, vollständig und skalierbar sind. Weniger Nachfragen, schnellere Umsetzung.

Scope

Verantwortungsbereich

  • Governance und Lifecycle-Management aller KI-Agenten bei Yellow Bee Energy.
  • Entwicklung und Pflege von Standards, Templates und Sicherheitsrichtlinien für Agent-Rollen.
  • Abstimmung zwischen Marketing, Sales, Operations und IT, um doppelte Agent-Entwicklungen zu vermeiden.
  • Schulung und Coaching von Fachteams im Aufbau, Betrieb und Review ihrer Agenten.
  • Freigabe und Dokumentation von Prompt-Versionen sowie Überwachung der Datenberechtigungen.
  • Aufbau und Pflege der zentralen Agent-Registry inklusive Tool- und Owner-Übersicht.
  • Definition einheitlicher Agent-KPIs und Durchführung regelmäßiger Agent-Reviews.
HIMS KI-Workshop

Workshop-Connection

Wenn du im Workshop an Agenten für Yellow Bee arbeitest, solltest du wissen, was Petra von deiner Lösung erwartet.

Agent-Building

Petra ist primäre Stakeholderin für Agent-Steckbriefe und Review-Zyklen. Jeder neue Agent braucht ihre Sign-off.

Content-Pipeline

Sie prüft Agenten, die Athleten-Content, Social Captions oder Kanaladaptionen unterstützen — besonders auf Datenberechtigungen.

CRM / Nurturing

Lead-Qualifizierungs- und Nurturing-Agenten müssen saubere Datenberechtigungen, Logging und Fallback-Regeln haben.

Marketing-Reporting

Petra fordert messbare Outputs und hilft, Reporting-Agenten in die Governance aufzunehmen.

Sponsoring-Akquise

Sie unterstützt die Standardisierung von Agenten für Sponsoring-Lead-Recherche und Erst-Kontakt-Personalization.

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